Industria ospitalității evoluează concomitent cu tehnologiile moderne pentru a îmbunătăți experiența oaspeților și pentru a ușura gestionarea proprietăților/imobilelor de către proprietari. Un beneficiu adus în această industrie, o face check-in-ul digitalizat, acesta venind la pachet și cu yale inteligente. Cele două soluții oferă atât proprietarilor, cât și oaspeților o flexibilitate mai mare, economisesc timp și îmbunătățesc chiar siguranța turiștilor. În următorul subcapitol vom discuta și explora puțin tot ce trebuie să știți despre acest sistem, inclusiv cum funcționează și ce beneficii poate aduce.
Ce este check-in-ul digitalizat?
Pentru început, check-in-ul digitalizat este un proces prin care oaspeții pot intra într-o proprietate fără a mai interacționa fizic cu proprietarul. Nu vă speriați, nu se poate intra decât în baza unui cod unic generat de către titular. Acest cod poate fi generat automat sau manual și este valabil doar pe durata șederii turistului. Pentru generarea automată, se poate folosi și o integrare gratuită cu yală smart printr-un sistem de management al proprietății.
Cum funcționează?
- Înainte de sosire: noii veniți primesc un mesaj cu toate detaliile necesare (în mod automat sau manual de către proprietar), inclusiv codul de acces la locație sau un link către aplicația de telefon care controlează yala smart.
- La sosire: oaspeții introduc codul unic, deblochează ușa și se pot bucura de primire.
- La plecare: rămâne doar închiderea ușii. Codul unic devine automat inactiv, fără posibilitatea de reintrare. Desigur, sunt și au fost cazuri când oaspetele poate a uitat ceva și a fost nevoit să se întoarcă. Rezolvarea este posibilă prin regenerarea manuală a unui cod unic de către proprietar.
Care sunt avantajele unui check-in digitalizat?
Proprietari
- Flexibilitate: Puteți gestiona rezervările și accesul de la distanță, indiferent de locație.
- Siguranță: Fiecare rezervare primește un cod unic și automat elimină riscul prin care oaspeții să folosească cheile fără permisiunea deținătorului.
- Timp salvat: Nu mai este nevoie să vă întâlniți fizic cu oaspeții pentru predarea cheilor și automat formalitățile de check-in. (Legat de formalități și sistemul de mesaje automate urmăriți subcapitolul “Sisteme de mesaje automate”).
Turiștii
- Confort: Posibilitatea de a face check-in la orice oră din zi sau din noapte, avantajul constând în independența voastră.
- Simplu: Este nevoie doar de un smartphone cu o conexiune la internet pentru a putea face check-in-ul.
- Intimitate: Lipsa interacțiunii fizice cu proprietarul este ideală pentru oaspeții care preferă discreția, intimitatea sau care ajung noaptea târziu.
Cum funcționează o yală smart?
Reușind a vă face o idee de ansamblu legat de check-in digitalizat, observând câteva avantaje, putem trece la yala inteligentă. Ei bine, o yală inteligentă este o încuietoare electronică care permite accesul la proprietate printr-un cod unic, o aplicație sau o conexiune de Bluetooth. Aceasta se conectează la internetul de la proprietate, la rețeaua Wi-Fi. Este precum o yală normală, având câteva butoane în plus și fiind puțin mai voluminoasă.
Beneficii
Beneficii
- Generarea codurilor unice: Proprietarul poate genera un cod unic pentru fiecare oaspete în parte, valabil doar pe durata șederii.
- Accesul prin aplicație: Există modele de yale inteligente ce permit deblocarea ușii direct de pe telefon, printr-o singură apăsare de buton, fără a mai introduce manual codurile.
- Monitorizare și transparență: Aici este partea cea mai interesantă. Proprietarul poate vedea atât pătrunderea turiștilor, cât și părăsirea locației, în timp real, bineînțeles accesând aplicația.
- Integrarea cu alte tehnologii smart home, cum ar fi camerele de securitate sau sistemele de iluminat.
- Elimină complet nevoia de cheie fizică. (Chiar dacă tot acest proces este modern, fiecare yală smart are o cheie fizică în caz de urgență, cu ajutorul căreia se poate deschide ușa).
Aplicațiile de yale smart, în general, oferă flexibilitate. Puteți genera și un singur cod unic, valabil permanent, pe care îl poate folosi doar proprietarul. Sau puteți genera un cod pentru echipa de curățenie sau doamna de la curățenie și vedeți la ce oră a intrat și la ce oră a ieșit după terminare. În felul acesta, știți cine intră și cine iese pe ușă.
Dezavantaje:
- Conexiune bună la internet: Yalele smart care funcționează prin Wi-Fi pot avea probleme dacă conexiunea este slabă sau întreruptă. Totuși, în cazul în care cade conexiunea la internet, majoritatea încuietorilor inteligente noi apărute au o soluție și pentru această problemă.
- Alimentare: Pentru aproape orice yală smart se folosesc baterii. În cazul în care nu sunteți atenți să verificați din când în când aplicația pentru a vedea nivelul bateriei, există posibilitatea ca aceasta să nu mai funcționeze, automat intervenind cheia fizică specială pentru deschiderea ușii.
- Costuri mai mari: Costurile unei yale inteligente variază între 400 și 1500 lei, fiind mult mai scumpe decât o încuietoare mecanică obișnuită.
Tipuri de yale inteligente:
-
Cele cu tastatură
Accesul se face printr-un cod PIN introdus manual pe tastatura montată pe yală sau lângă ușa de la intrare. -
Controlate prin aplicație
Deblocarea se face prin Bluetooth sau prin Wi-Fi, folosind aplicația de pe telefonul mobil. -
Hibride
Deblocarea se face atât prin coduri PIN, cât și de pe aplicația de pe telefon.
Yala smart este scumpă, există și alte alternative?
O altă alternativă, mult mai ieftină decât o yală smart, sunt cutiile de chei cu cifru, montate lângă ușa apartamentului sau într-un loc discret unde nu este la vedere.
O altă alternativă, mult mai ieftină decât o yală smart, sunt cutiile de chei cu cifru, montate lângă ușa apartamentului sau într-un loc discret unde nu este la vedere.
Exemple practice
Exemplul 1: Un proprietar care deține o cabană în Poiana Brașov a implementat sistemul cu yală inteligentă cu tastatură. În plin sezon, locația a fost închiriată frecvent de către turiștii internaționali care ajungeau destul de târziu noaptea. Datorită faptului că el a generat în mod automat un cod unic pentru fiecare rezervare în parte, s-a asigurat că oaspeții lui pot intra în cabană la orice oră, indiferent de sosirea acestora.
Rezultatul?
Oaspeții au apreciat flexibilitatea, iar proprietarul a raportat o creștere cu 25% a recenziilor pozitive pe această temă.
Exemplul 2: O vilă cu 10 camere din Mamaia, administrată de un proprietar care locuiește în alt oraș, a fost dotată cu o yală inteligentă conectată prin Wi-Fi. Turiștii au câte un cod unic generat automat, iar acesta poate să verifice direct din aplicația de pe telefon dacă oaspeții au ajuns și au plecat conform programului stabilit de acesta.
Rezultatul?
Proprietarul era dintr-un alt oraș, rezultând eliminarea costurilor de deplasare pentru predarea și preluarea cheilor. A economisit aproximativ 500 RON, dar și timpul de stat în trafic.
Rezultatul?
Oaspeții au apreciat flexibilitatea, iar proprietarul a raportat o creștere cu 25% a recenziilor pozitive pe această temă.
Exemplul 2: O vilă cu 10 camere din Mamaia, administrată de un proprietar care locuiește în alt oraș, a fost dotată cu o yală inteligentă conectată prin Wi-Fi. Turiștii au câte un cod unic generat automat, iar acesta poate să verifice direct din aplicația de pe telefon dacă oaspeții au ajuns și au plecat conform programului stabilit de acesta.
Rezultatul?
Proprietarul era dintr-un alt oraș, rezultând eliminarea costurilor de deplasare pentru predarea și preluarea cheilor. A economisit aproximativ 500 RON, dar și timpul de stat în trafic.
Concluzie
Implementarea unui check-in digitalizat, dar și automatizarea acestuia, este soluția ideală pentru toți proprietarii care doresc să își simplifice și să eficientizeze procesul. Totodată, oferă turiștilor o experiență modernă și confortabilă. Cu ajutorul acestor yale inteligente și a funcționalităților integrate, puteți economisi timp, iar transparența va fi una mult mai ridicată când vine vorba de proprietatea închiriată în regim hotelier.
Cu ce ma poate ajuta bychoice?
- Generare automata a codurilor unice: Fiecare rezervare, indiferent ca este prin Booking, Airbnb, ByChoice sau alte platforme de promovare online, primeste cate un cod unic valabil doar pe durata sederii;
- Instructiuni de check-in: Instructiunile de check-in impreuna cu codul de acces sunt trimise automat prin e-mail, SMS dar si pe platformele online de inchirieri;
- Gestionare simpla si eficienta: Controlezi accesul si rezervarile dintr-un singur loc, fara efort suplimentar.