Pentru scopuri precum afișarea de conținut personalizat, folosim module cookie sau tehnologii similare.
Apăsând Accept, ești de acord să permiți cookie-uri.
Află în secțiunea Politica de Cookies mai multe despre cookie-uri, inclusiv despre posibilitatea retragerii acordului.
Configurează
7.1. Planificare financiară și gestionarea cheltuielilor
Capitolul 7: Optimizare Randament
Planificare financiară și gestionarea cheltuielilor
Actualizat
Februarie 19, 2025
Când vine vorba de bani și de gestionarea acestora, ar putea să fie puțin dificil la început, dar o planificare bine punctată este foarte benefică pentru succesul în regim hotelier. Creșterea profitabilității și sustenabilitatea afacerii este formată din gestionarea eficientă și corectă a cheltuielilor, combinată cu o viziune asupra venitului și a investiției.
De ce este importantă planificarea financiară în regimul hotelier?
Planificarea financiară înseamnă mult mai mult decât o simplă evidență a cheltuielilor și a venitului. Puteți să o considerați ca pe o strategie care vă permite să puneți în valoare oportunitățile ce apar, să anticipați din timp anumite provocări, dar și să vă asigure calea prin care proprietatea va rămâne măcar pe linia de plutire când vine vorba de profitabilitate.
Beneficii
Costuri neprevăzute: O rezervă financiară bine gestionată ar putea să acopere aceste costuri neprevăzute, precum o reparație urgentă la proprietate.
Optimizarea investițiilor: Dacă tot am discutat noi despre condițiile care aduc o valoare în plus oaspeților, alocarea resurselor în aceste facilități este un beneficiu.
Creșterea profitabilității: Prin reducerea cheltuielilor mai puțin utile și o monitorizare constantă a cheltuielilor.
Ce presupune planificarea financiară?
În primul rând, trebuie evaluată situația voastră actuală. Înainte de a crea un plan financiar, trebuie cunoscute veniturile și cheltuielile existente.
Pasul 1: Analizați sursele principale de venit, precum:
Încasările nete din platformele de rezervare (ex: Airbnb, ByChoice.ro, Booking.com etc.);
Plățile directe de la oaspeți la proprietate (ex: POS, casa de marcat etc.).
Pasul 2: Identificați principalele categorii de cheltuieli, precum:
Comisioanele platformelor de rezervare;
Taxele și impozitele;
Costurile de întreținere.
Următorul pas este stabilirea unui buget bine structurat ce vă oferă o imagine cât mai clară asupra banilor. Puteți împărți bugetul în trei categorii:
Cheltuieli fixe: Taxe și impozite, rate bancare, asigurări pentru proprietate etc.
Cheltuieli variabile: comisioane platforme, curățenia, consumabilele etc.
Economii: aici sunt fondurile rezervate pentru investiții și situații neprevăzute.
Cum gestionăm cele trei categorii de cheltuieli?
1. Cheltuielile fixe Cheltuielile fixe sunt acele cheltuieli previzibile care nu variază lunar (în cazul nostru majoritatea variază anual în funcție de ce decizii se mai iau la noi în parlament 😅).
Exemple:
Ratele bancare pentru ipotecă;
Rata bancară pentru programul “Prima casă”;
Impozitele pe proprietate, taxele și impozitul pe venit persoană fizică sau juridică;
Asigurarea proprietății în caz de dezastru natural;
etc.
2. Cheltuielile variabile În general, aceste cheltuieli fluctuează în funcție de activitatea afacerii și modul de operare. Vom oferi câteva exemple comune când vine vorba de închirierea în regim hotelier, indiferent dacă ne referim la un apartament dintr-un oraș mare, o cabană la munte sau o garsonieră pe litoral.
Costurile pentru curățenie: acestea pot crește în sezonul de vârf;
Comisioanele platformelor.
3. Economii -> Cheltuieli pentru investiții sau reparații urgente Puteți să îl considerați drept un fond de rezervă, ca acei “bani de la saltea” pe care îi puneau bunicii pentru situații neprevăzute. Pentru menținerea competitivității pe piață și a creșterii profitabilității, dar și pentru a apela la o anumită sumă de bani în vederea reparațiilor. Acest fond de rezervă vă ajută să gestionați unele situații.
Exemple:
Modernizarea mobilierului din bucătărie;
Facilități noi precum aer condiționat sau o piscină;
Reparație majoră la instalația sanitară de la baie;
Văruirea unui perete unde copiii turiștilor au desenat;
Adăugarea unui televizor în toate camerele;
etc.
Strategii pentru optimizarea cheltuielilor
Negocierea tarifelor Un lucru important, neobligatoriu, dar pe care noi îl susținem, este colaborarea cu furnizori locali pentru consumabile, servicii de curățenie sau alte lucruri realizate de către români... pentru români. Susținerea pieței atât la nivel local, dar și la nivel național, ajută foarte mult antreprenorii români, dar și dezvoltarea țării noastre.
Automatizarea proceselor Încercați investirea în tehnologie precum sisteme inteligente de iluminare, check-in digitalizat, yale inteligente sau alte lucruri care te ajută să reduci costurile operaționale.
Analizează constant costurile Revizuiți lunar toate cheltuielile avute pentru proprietate și încercați să identificați unde anume puteți face economie. Spre exemplu, dacă prețul curățeniei reprezintă o cheltuială majoră, atunci încercați să căutați firme mai mici sau angajați direct un personal intern.
Ce instrumente sunt bune pentru gestionarea finanțelor?
Pentru partea de aplicații utile, fără plată, puteți lua în considerare Excel sau Google Sheets pentru tabele simple. Aceste aplicații sunt ușor de folosit și de înțeles. Vă ajută să calculați exactitatea veniturilor, cheltuielilor și profitului.
Dacă sunteți la început de drum sau nu ați ținut evidența acestor lucruri până acum, puteți începe prin a face un tabel unde introduceți datele.
Mai jos aveți modelul de tabel:Screenshot 2025-01-20 at 9.20.22 PM.png11.8 KB Acest tabel este doar un model. El se poate extinde și poate deveni mai complex în funcție de dorințele fiecăruia. Spre exemplu, puteți avea un tabel specific pentru venituri unde introduceți fiecare încasare în parte (platforme online, încasări fizice, încasări card etc.), iar la final analizați și observați de unde provine majoritatea venitului.
Ce este și cum creăm un buffer financiar?
Imaginați-vă că săriți cu parașuta de la o altitudine de 3000 de metri înălțime. Totul este frumos, vă bucurați de zbor și vă pregătiți să folosiți parașuta principală. Dar să presupunem că apare o eroare iar parașuta principală nu funcționează, ce faceți? Aici intervine parașuta de rezervă! Este acolo pentru a vă salva și ajuta la aterizarea în siguranță.
În viața de zi cu zi, bufferul financiar este ca o parașută de rezervă pe care nu o folosiți mereu, dar știți că este acolo pentru momentele grele. O situație neașteptată poate fi chiar riscantă, exact ca un salt fără o parașută de rezervă.
Revenind, un buffer financiar este recomandat pentru a putea face față evenimentelor neprevăzute sau chiar acelor fluctuații sezoniere.
Cum alocăm și când folosim acest buffer financiar?
În mod normal, experții recomandă să alocați între 10-20% din veniturile lunare. În felul acesta, puteți strânge o sumă considerabilă lunar. În cazul în care apar reparații neprevăzute, situații de urgență sau aveți un venit mai slab în extrasezon, atunci puteți apela la acest buffer financiar pentru acoperirea costurilor fixe.
Exemplu practic
Un proprietar din Timișoara, după ce a sunat la mai multe firme de curățenie, a observat cum acestea percepeau tarife mult mai mari în perioada de vârf. După o scurtă analiză a cheltuielilor, venitului și tarifelor percepute de către firmele de curățenie, a decis să angajeze o persoană dedicată pentru curățenie. În final, în perioada sezonului, a reușit să economisească între 1000-1500 lei, iar acest lucru i-a permis să instaleze un sistem de iluminat inteligent, reducând astfel costurile cu energia electrică.
Concluzie
Nu este ușor să planificați și să gestionați cheltuielile, dar asta nu înseamnă că este imposibil. Chiar și persoanele care deja fac acest lucru, încă “se luptă” să înțeleagă pe ce anume s-au cheltuit banii, de ce profitul este mai mic etc. În regimul hotelier, printr-un buget clar, o monitorizare constantă a finanțelor și utilizarea eficientă a banilor, veți putea maximiza profitul și minimiza riscurile. Nu trebuie să deveniți experți peste noapte, cu timpul o să descoperiți mult mai multe lucruri. Investiți inteligent, optimizați costurile și păstrați întotdeauna un buffer financiar pentru situații neprevăzute.
Citat
„O afacere care nu-și cunoaște finanțele este o afacere care nu cunoaște succesul.” – Warren Buffett
Puteți începe prin a face un tabel, unde să introduceți toate cheltuielile și veniturile curente pentru a putea fi mai ușor de urmărit fluxul banilor.
Ce fac dacă veniturile sunt mai mici într-un sezon?
Folosiți “parașuta de rezervă” (bufferul financiar) pentru a acoperi cheltuielile fixe și ajusta orice cost variabil.
Cum să evit cheltuielile inutile?
La început o să fie puțin dificil de observat aceste cheltuieli inutile, dar cu timpul o să înțelegeți. Pentru început, puteți analiza recenziile oaspeților și identifica facilitățile care contează cel mai mult. Investiți doar în lucruri care adaugă valoare experienței lor.
